Twee besluiten, twee termijnen
Bij veel subsidies krijgt u niet één, maar twee besluiten van het bestuursorgaan: eerst de subsidieverlening en later de subsidievaststelling. Beide zijn een apart besluit in de zin van de wet, en tegen beide kunt u los van elkaar bezwaar maken. Bent u het niet eens met een voorwaarde of een korting in de verlening, dan maakt u bezwaar tegen de verlening. Wordt het bedrag bij de vaststelling lager uitbetaald dan wat er was verleend, dan maakt u bezwaar tegen de vaststelling. De bezwaartermijn van zes weken loopt voor beide besluiten apart, vanaf de datum waarop het betreffende besluit bekend is gemaakt.
Dit onderscheid is belangrijk omdat veel ondernemers denken dat ze pas aan het einde van hun project, bij de definitieve afrekening, iets kunnen doen. Dat is niet zo. Als een voorwaarde in de verlening u al op voorhand benadeelt, is wachten tot de vaststelling vaak te laat: het punt uit de verlening kan dan al vaststaan.
Wat is een subsidieverlening
De subsidieverlening is het besluit dat volgt op uw aanvraag. Het bestuursorgaan zegt hierin toe dat u, als u aan de voorwaarden voldoet, een bepaald bedrag krijgt. Vaak staat in dit besluit ook meteen voor welk bedrag u in aanmerking komt, welke activiteiten subsidiabel zijn, en aan welke verplichtingen u moet voldoen: bijvoorbeeld een verantwoording achteraf, een deadline voor de uitvoering, of een minimum aantal te realiseren resultaten. De verlening is dus een voorlopig besluit, maar wel een besluit waartegen u kunt opkomen. Vindt u bijvoorbeeld dat het verleende bedrag lager is dan waar u volgens de regeling recht op had, of dat een voorwaarde onterecht is opgelegd, dan is dit het moment om bezwaar te maken.
Wat is een subsidievaststelling
Na afloop van het project of de activiteit vraagt het bestuursorgaan om een verantwoording: een eindverslag, facturen, een accountantsverklaring, of een combinatie daarvan. Op basis daarvan volgt de subsidievaststelling. Dit is het besluit waarin het definitieve bedrag wordt vastgesteld. Bij kleinere subsidies gebeurt dit soms automatisch en zonder aparte verantwoording; bij grotere bedragen wordt vaak uitgebreid getoetst of aan alle voorwaarden is voldaan. Blijkt bij de vaststelling dat bepaalde kosten niet subsidiabel worden geacht, of dat een activiteit niet volledig is uitgevoerd, dan kan het vastgestelde bedrag lager uitvallen dan wat eerder was verleend. Tegen die vaststelling kunt u apart bezwaar maken, ook als u destijds geen bezwaar maakte tegen de verlening.
Waarom het moment van bezwaar maken ertoe doet
Het lastige zit in de samenhang tussen beide besluiten. Was een voorwaarde uit de verlening voor u al onduidelijk of onredelijk, maar heeft u daar destijds niets tegen ondernomen, dan kan diezelfde voorwaarde bij de vaststelling niet zomaar opnieuw ter discussie worden gesteld. De verlening is dan namelijk al onherroepelijk geworden: de termijn van zes weken is verstreken en niemand heeft er meer bezwaar tegen gemaakt. Bij de vaststelling kunt u dan alleen nog opkomen tegen wat er in dát besluit specifiek gebeurt, zoals de manier waarop de verantwoording is beoordeeld.
Omgekeerd geldt: bezwaar maken tegen de verlening betekent niet dat u automatisch ook bezwaar heeft gemaakt tegen een latere, tegenvallende vaststelling. Dat zijn twee aparte procedures met elk hun eigen brief, hun eigen termijn en hun eigen gronden. Wie bijvoorbeeld eerder al bezwaar maakte omdat het toegezegde bedrag volgens hem te laag was, en dat bezwaar werd afgewezen, kan bij een lagere vaststelling opnieuw beoordelen of er reden is om op te komen — dit keer tegen de uitkomst van de verantwoording.
Hoe u het verschil herkent in uw eigen post
De brief zelf geeft meestal aan om welk type besluit het gaat: staat er "subsidie verleend" met voorwaarden voor de uitvoering, dan gaat het om de verlening. Staat er "subsidie vastgesteld" na een verantwoordingsronde, dan gaat het om de vaststelling. Twijfelt u, kijk dan naar het moment: komt de brief vóór of tijdens de uitvoering van uw project, dan is het vrijwel altijd de verlening. Komt de brief ná afloop, als reactie op een verslag of factuuroverzicht dat u heeft ingestuurd, dan gaat het om de vaststelling.
Omdat de bezwaartermijn van zes weken bij beide besluiten strak wordt gehanteerd, is het verstandig om bij twijfel niet te wachten. In de kennisbank met uitleg per situatie vindt u meer over hoe subsidiebesluiten zijn opgebouwd en welke gronden vaak worden gebruikt. Wilt u weten of uw eigen besluit — verlening of vaststelling — kans maakt in bezwaar, dan kunt u dat gratis en vrijblijvend nagaan met een paar vragen. Zo ziet u snel waar u staat, zonder dat u eerst zelf moet uitzoeken welk besluit u precies heeft ontvangen.
Wat u zelf kunt doen
Bewaar bij een lopende subsidie altijd beide besluiten apart, met de datum van ontvangst erbij. Dat maakt het makkelijker om op tijd te reageren als er iets verandert. Twijfelt u of een bezwaar tegen de verlening nog zin heeft omdat de vaststelling nog moet komen, dan is het raadzaam dit met een jurist te bespreken of de voorwaarden van de regeling zelf te raadplegen; die bepalen namelijk hoeveel ruimte er later nog is om iets aan te passen.
Op subsidiebezwaar.nl leest u op hoe-het-werkt precies wordt uitgezocht of bezwaar kans maakt, en in de veelgestelde vragen staan de antwoorden op praktische twijfels zoals deze. Heeft u een verlening of vaststelling ontvangen waar u het niet mee eens bent, doe dan gerust eerst de gratis quick-scan om te zien of bezwaar maken voor uw situatie kans maakt.