Ja, u kunt bezwaar maken tegen een lagere subsidievaststelling die het gevolg is van ontbrekende facturen of ander bewijs. Het bestuursorgaan — de gemeente, de provincie, een ministerie of een uitvoeringsorganisatie zoals RVO — beoordeelt bij de eindafrekening of de kosten die u heeft opgevoerd ook echt zijn gemaakt en betaald. Kan het dat niet vaststellen, dan wordt het subsidiebedrag vaak naar beneden bijgesteld tot het bedrag dat wél is aangetoond.
Of bezwaar dan ook kans maakt, hangt af van de vraag of het bewijs er wél was maar niet goed is meegestuurd, of dat het echt ontbreekt. In het eerste geval kunt u de ontbrekende stukken vaak alsnog aanleveren bij het bezwaar. In het tweede geval is de kans kleiner, want bezwaar maken verandert niets aan het feit dat een kostenpost niet is aangetoond. Met een gratis check op de kansencheck die in een paar vragen laat zien waar u staat krijgt u daar een eerste indicatie van, nog voordat u tijd steekt in het opstellen van een bezwaarschrift.
Waarom een lagere vaststelling vaak over bewijs gaat
Een subsidie kent meestal twee momenten: de verlening, waarbij het bestuursorgaan een bedrag toezegt op basis van uw begroting, en de vaststelling, waarbij het bedrag definitief wordt op basis van wat u werkelijk heeft uitgegeven. Tussen die twee momenten zit de verantwoording: u laat zien welke kosten u heeft gemaakt, meestal met facturen, betaalbewijzen, urenstaten of een accountantsverklaring.
Het bestuursorgaan mag daarbij streng zijn, omdat subsidiegeld uiteindelijk publiek geld is. Ontbreekt een factuur, is die niet op naam van uw onderneming gesteld, of is niet duidelijk dat de kosten binnen de looptijd van het project vielen, dan telt die post vaak niet mee bij de vaststelling. Dat is geen boete, maar het gevolg van de regel dat u de bewijslast draagt voor kosten die u opvoert.
Wat er in het bezwaarschrift moet staan
Een bezwaarschrift tegen een lagere vaststelling draait vrijwel altijd om het alsnog aantonen van de kosten die zijn afgekeurd. Dat betekent dat u per afgekeurde post laat zien: welke factuur of welk bewijsstuk erbij hoort, wanneer de kosten zijn gemaakt en betaald, en hoe ze passen binnen de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend.
Het helpt om niet in algemene termen te schrijven dat “de kosten wel degelijk zijn gemaakt”, maar om per post concreet te verwijzen naar het bewijsstuk dat u meestuurt. Een overzicht van welke stukken doorgaans worden gevraagd, en hoe u ze ordent, vindt u in de kennisbank met per situatie uitgezochte informatie. Ontbreekt een stuk echt — bijvoorbeeld omdat een leverancier niet meer bestaat — dan kunt u in het bezwaarschrift uitleggen waarom, en met welk alternatief bewijs u dat probeert te ondervangen. Of dat voldoende is, beoordeelt het bestuursorgaan; daar kan dit artikel niets over voorspellen.
Let op de termijn en op wat u ondertussen betaalt
De vaststelling is een besluit waartegen de gebruikelijke bezwaartermijn van zes weken geldt, te rekenen vanaf de dag na verzending van het besluit. Bezwaar maken schort een eventuele terugvordering van te veel ontvangen voorschot niet automatisch op. Loopt er al een terugvordering, dan kunt u het bestuursorgaan vragen om uitstel van betaling hangende het bezwaar, maar dat is geen automatisch recht.
Houdt u de termijn niet in de gaten, dan vervalt de mogelijkheid om bezwaar te maken meestal definitief, ook als de kosten achteraf wél aantoonbaar blijken. Dat is precies waar tijdig actie ondernemen het verschil maakt tussen wel of geen herkansing.
Hoe subsidiebezwaar.nl hierbij helpt
Subsidiebezwaar.nl is gemaakt voor situaties als deze: een subsidie die lager is vastgesteld, ingetrokken of afgewezen. U beantwoordt een paar vragen over uw situatie en de verantwoording die u heeft ingediend, en krijgt gratis te horen of bezwaar kans maakt — ook als het antwoord nee is. Maakt bezwaar kans, dan stelt het systeem tegen een vast laag bedrag een volledig bezwaarschrift op, dat u zelf ondertekent en indient. Hoe die inschatting tot stand komt, leest u op de pagina die laat zien waar de informatie vandaan komt; de tarieven staan op het overzicht met de actuele prijzen.
Twijfelt u of uw ontbrekende facturen genoeg zijn om de vaststelling aan te vechten? Doe de gratis check en lees de kennisbank door voordat de termijn van zes weken verstrijkt.