Waarom deze afwijzing zo vaak voorkomt
Een subsidieverstrekker wijst een aanvraag geregeld af met de mededeling dat u al begonnen was met de activiteit voordat u de aanvraag indiende. Dat is geen kleine formaliteit: veel regelingen, zeker die met een Europees staatssteunkader, bevatten de eis dat de subsidie noodzakelijk moet zijn om het project te laten starten. Was u al aan het bouwen, bestellen of investeren voordat u de aanvraag indiende, dan neemt de verstrekker aan dat de subsidie niet nodig was om die stap te zetten. U kunt tegen die afwijzing bezwaar maken, en dat kan zin hebben als de feiten anders liggen dan de verstrekker aanneemt, of als de motivering te kort door de bocht is.
Of het bezwaar ook kans maakt, hangt vooral af van de vraag wat er in uw geval precies als 'beginnen met de activiteit' geldt. Dat begrip ligt vaak vast in de subsidieregeling zelf of in de Europese kaders waarop die regeling is gebaseerd, en verschilt per regeling.
Wat telt als 'beginnen' en wat niet
De meeste regelingen maken onderscheid tussen voorbereidende handelingen en het daadwerkelijk aangaan van een onomkeerbare verplichting. Een offerte aanvragen, een haalbaarheidsstudie laten maken of een ontwerp laten tekenen wordt doorgaans niet gezien als starten met het project. Het tekenen van een aannemingsovereenkomst, het plaatsen van een bindende bestelling of het beginnen van de bouw geldt in de meeste kaders wél als start. Tussen die twee uitersten ligt een grijs gebied, bijvoorbeeld een intentieverklaring of een voorlopige order onder voorbehoud van subsidie.
Omdat dit onderscheid per regeling anders kan zijn ingevuld, is het eerste wat u nodig heeft de exacte tekst van de subsidieregeling en, als die daarnaar verwijst, het onderliggende Europese kader. Daaruit blijkt of uw handeling volgens de gehanteerde definitie als start van de activiteit telt. Dat is ook precies waar veel afwijzingen op stranden: de verstrekker citeert een algemene regel, maar onderbouwt niet altijd waarom uw specifieke handeling daaronder valt.
Wat u kunt aanvoeren in bezwaar
Een bezwaarschrift tegen deze afwijzing draait meestal om een van deze twee lijnen. De eerste is een feitelijke: u laat zien dat de handeling die de verstrekker als 'start' beoordeelt, in werkelijkheid een voorbereidende stap was, bijvoorbeeld omdat de bestelling nog kon worden geannuleerd of het contract een subsidievoorbehoud bevatte. De tweede lijn is juridisch: u wijst erop dat de verstrekker het begrip 'beginnen met de activiteit' te ruim heeft toegepast, of dat de motivering niet aangeeft welke concrete handeling de doorslag gaf.
Belangrijk is dat u de aanvraagdatum en de datum van de betwiste handeling helder op een rij zet. Verstrekkers baseren de afwijzing vaak op één document, zoals een factuur of een ondertekende overeenkomst. Kunt u aantonen dat de werkelijke, onomkeerbare verplichting later lag dan die datum, dan staat dat centraal in uw bezwaar.
De termijn en de rest van de procedure
Ook bij deze afwijzing geldt de gewone termijn van zes weken om bezwaar te maken, te rekenen vanaf de dag na de datum van het besluit. Dient u te laat in, dan wordt uw bezwaar meestal niet meer inhoudelijk behandeld, tenzij u kunt aantonen dat de te late indiening u niet valt te verwijten. Reageert de subsidieverstrekker niet binnen de daarvoor geldende beslistermijn op uw bezwaar, dan kunt u een ingebrekestelling sturen om een reactie te forceren.
Omdat het onderscheid tussen voorbereiding en start vaak op detailniveau wordt beoordeeld, is het verstandig om eerst helder te krijgen hoe uw regeling dit begrip precies invult voordat u een bezwaarschrift opstelt. Op subsidiebezwaar.nl kunt u dat gratis laten uitzoeken: u beantwoordt een paar vragen over uw situatie en de precieze afwijzingsgrond, en krijgt een indicatie of bezwaar kans maakt. Dat geldt ook als de uitkomst is dat de kans klein is; dat weten is dan net zo waardevol.
In de kennisbank met uitleg per situatie vindt u meer over hoe subsidieregelingen zijn opgebouwd en welke voorwaarden vaak terugkomen. Wilt u eerst voor uw eigen afwijzing een indicatie, doe dan de kansencheck met een paar korte vragen. Twijfelt u hoe het proces achter de site werkt of waar de informatie vandaan komt, dat staat toegelicht op de pagina hoe-het-werkt-pagina. En voor de kosten van een volledig bezwaarschrift, mocht bezwaar kans maken, kunt u kijken op de pagina met prijzen.
Heeft u een afwijzing gekregen met als reden dat u al begonnen zou zijn met het project? Doe eerst gratis de kansencheck voordat u iets ondertekent of instuurt. Zo weet u binnen een halfuur waar u staat, zonder dat u daarvoor jurist hoeft te worden.